Большинство интернет-магазинов и других коммерческих площадок используют электронную почту, чтобы отправлять клиентам транзакционные сообщения, рекламу и рассылки. Gmail — один из лидирующих сервисов в этом направлении. Его выбирает большинство пользователей хотя бы потому, что почта от Google нужна любому пользователю Android.

По этой причине почти у любого интернет-бизнеса часть лидов приходит из Gmail. Дальше их нужно обработать и при необходимости провести по воронке продаж: кто-то уже оформил заказ, другие бросили корзину или только подписались на рассылку, третьи написали письмо в поддержку. Уследить за этим сложно, особенно если клиентов много, а основная работа ведется в CRM.

Возникает закономерный вопрос: как сделать так, чтобы и эти все обращения, заказы и заявки оказались в той системе, где обрабатываются остальные, например, в Bitrix24. Решение одно — необходимо интегрировать эти две системы для автоматической передачи лидов, иначе менеджерам придется продолжать обрабатывать каждое сообщение от пользователей вручную и постоянно мониторить Gmail. Не оказалось ли что-то важно в спаме и не пропущена ли какая-то заявка.

Бывает и по-другому: вы создали сайт на популярном конструкторе, начинают поступать первые заявки и звонки, а интеграция с CRM еще не настроена, приходят только сообщения на почту. В такой ситуации нужно срочно что-то предпринимать, чтобы автоматически перенаправить заказы и уведомления от клиентов в «Битрикс24». С этим и не только быстро и просто поможет справиться онлайн-коннектор ApiX-Drive!

Обработка лидов из Gmail

Допустим, вам пришло много писем в Gmail:

• части лидов нужно перезвонить;
  
• другие уже оформили заказ, их нужно отправлять на доставку;
  
• третьи ждут реквизиты к оплате, если этот процесс еще не автоматизирован;
  
• а вот тех, кто только написал вопрос, сообщил о проблеме или подписался на рассылку нужно проводить по воронке продаж.
  

Многие интернет-предприниматели думают, что если они только начинают свою деятельность и у них немного лидов — они справятся со всем вручную, причем в одиночку.

Потом появляются первые ошибки, упущенные заказы и предпринимательская выгода. Плюс теряется время, а с ростом клиентов количество таких случаев растет, появляются другие более важные задачи (масштабирование, развитие бизнеса), после чего и принимается решение делегировать и автоматизировать.

CRM позволяет избавиться от всех этих проблем, если передавать лиды в нее из других источников. Многие рутинные процессы отпадают, что экономит бизнесу много времени.

В рутине тонет не только сфера торговли, но и интернет-услуги: фриланс, аутсорсинг, инфобизнес, event-агентства. Рассказываем, как самостоятельно, без расходов на программистов за несколько минут настроить связь программ, чтобы передавать лиды из любого почтового сервиса в CRM. Рассмотрим на примере Gmail и Bitrix24.

Интеграция Bitrix24 и Gmail

Чтобы автоматически передавать лиды в «Битрикс24», надо связать эти системы по API. В таком случае лиды будут сразу же поступать в CRM. С этой задачей помогут программисты, которые напишут интеграцию специально под ваши потребности. Либо можно воспользоваться онлайн-коннектором ApiX-Drive. Это связующее звено, сторонний сервис, который умеет эффективно соединять работу систем.

Преимущества коннектора в том, что не нужно дожидаться разработок, тратить на это деньги — первую тестовую связь можно настроить бесплатно, чтобы убедиться в эффективности сервиса и посмотреть, как это всё работает и в чем плюсы.

Еще иногда индивидуальная интеграция работает со сбоями. Например, программист взаимосвязанную работу сервисов настроил, а включить автообновление забыл. Или оно выполняется слишком редко. Тогда вроде бы все работает как надо, а на деле от интеграции мало толку: заказы как обрабатывались, так и обрабатываются с задержкой, часть клиентов упускается.

ApiX-Drive работает без сбоев. Один раз настроили интеграцию за несколько минут, и она постоянно передает лидов, интервал автоматического обновления вы выбираете самостоятельно. ApiX-Drive обходится в несколько раз дешевле, чем стоимость услуг разработчиков и постоянное сопровождение при наличии проблем.

Как самостоятельно связать Gmail и Bitrix24, и получать лиды автоматически

Для настройки связи через ApiX-Drive, сначала нужно зарегистрироваться. После этого интуитивно понятно, что нужно нажать на кнопку «Создать связь».



Тут нужно выбрать Gmail в параметре «Источник данных» и указать роботу, какие данные ему нужно собирать — «Загрузить новые письма».



После этого переходим к подключению аккаунта Gmail, для этого в него нужно войти и предоставить необходимые разрешения, которые попросит система.

Если аккаунт высветился в перечне активных — вы всё сделали правильно. Выбираем нужный логин.



После нажатия кнопки «Продолжить» сервис предложит вам отредактировать настройки: внести метки писем, это информация, которая и будет передаваться в CRM.

Дальше вы увидите разные категории: «Входящие», «Исходящие», сообщения с форумов и из соцсетей. Тут нужно самостоятельно выбрать, откуда и куда будут поступать лиды.



По умолчанию в CRM Bitrix24 попадут все лиды из указанной папки. Иногда сюда загружается не только нужная информация, но и разный «мусор». Чтобы его исключить, ApiX-Drive предусмотрел удобную фильтрацию с помощью опции «Добавить условие фильтрации».



Тут вы сможете выбирать и настраивать (фильтровать) передаваемые письма по своему усмотрению. К примеру, можно, исключать нежелательные почтовые адреса. Для этого есть фильтр From и операция «Не равно». В это поле добавьте все адреса, которые вы хотите исключить с помощью ссылки «Добавить условие «И».



После настройки этого фильтра получится, что если строка «От кого» содержит данные, соответствующие прописанному адресу электронной почты — такое уведомление просто не поступит в CRM.

Вы можете настроить и обратное действие: прописать только те email, с которых нужно загружать лиды. Остальные письма система передавать не будет.



Другая задача, с которой без проблем помогут справиться фильтры ApiX-Drive, если надо исключить сообщения без темы. Выберем поле «Subject», а затем — «Не пустое». Сообщения с незаполненной темой CRM не поступят.



Фильтрация у ApiX-Drive настраивается очень гибко. Можно задавать почти любые параметры, широкая функциональность постоянно дорабатывается и расширяется. На этом этапе источник данных уже полностью настроен, можно перейти к системе приема.



Для этого необходимо выбирать «Битрикс24» и, как в предыдущем примере, «Продолжить».



Дальше нас интересует «Отправка лидов».



На следующем этапе необходимо подключить свой аккаунт «Битрикс24»: авторизироваться и установить ApiX-Drive. Используйте поиск, чтобы найти ApiX-Drive, или откройте до конца меню Bitrix24 нажатием на ссылку «Еще». В этом пункте нужно выбрать «Приложения» — ApiX-Drive.



После этого нажимаем «Просмотреть», а затем — «Установить». Принимаем все соглашения.



На установку уйдет две секунды, можно возвращаться к настройкам связи. На следующем этапе выбираем используемый вид установки «Битрикса», региональность и домен платформы.

Дальше нужно будет скопировать URL в строке браузера из профиля Bitrix24 (персональный адрес «Битрикса») и нажать «Подключить».
Возвращаемся к коннектору и выбираем нужный аккаунт.



Почти всё, из последних действий — настройка связи полей из Gmail в «Битриксе».

Давайте выберем, куда в Bitrix будут поступать уведомления из Gmail. Можно настроить, чтобы они отправлялись в «Не обработанные» — тогда менеджер их точно не пропустит, присвоит лиду название и назначит ответственного.



На скриншоте видно поля CRM, куда будет отправляться информация из электронной почты. Тут тоже можно настраивать, какие именно данные будут автоматически поступать в Bitrix24. Нажмите на параметр, и он добавится в поле CRM. Это можно прописать вручную или указать переменные Gmail.



Информация может удобно комбинироваться, вы сможете дописывать необходимый текст или использовать другие параметры.

Настройка связи на этом завершена. Попробуйте отправить в CRM пробное сообщение с помощью кнопки «Загрузить тестовые данные». Если вся информация отражается как надо — настройка завершена. Если нет — можно вернуться на любой этап и внести изменения.



Если у вас остались вопросы по настройке Bitrix24 — еще более подробно поэтапная интеграция описана в инструкции ApiX-Drive. Тут мы проводим вас шаг за шагом по подключению систем, изменению настроек и передаче различных категорий информации из системы в систему.

Не забывайте включать автообновления с нужным интервалом. По умолчанию у ApiX-Drive они выставлены каждые 10 минут.

Системы интегрированы

И это очень простой процесс, не надо больше думать о том, как нанять побольше работников, чтобы всё охватить и не упустить ни одного обращения.

ApiX-Drive снимает эту головную боль с владельцев бизнеса, вы самостоятельно или поручив любому сотруднику сможете за несколько минут без знаний в программировании связать Bitrix24 и Gmail с любыми другими системами. На платформе уже доступны свыше 200 интеграций для разных систем. Можно передавать лиды из социальных сетей или мессенджеров, отправлять данные из «Гугл Таблиц» в нужную вам систему.

Владелец бизнеса любых масштабов, не важно из какой сферы, может избавиться от множества рутинных процессов и повысить эффективность своей работы за счет автоматизации без дорогостоящих услуг разработчиков. Попробуйте настроить связь самостоятельно на одно бесплатной интеграции.